桐朋学園音楽部門同窓会における個人情報取り扱いについて

桐朋学園音楽部門同窓会（「本会」）は、会員（準会員を含む）の個人情報（氏名、住所、メールアドレス、電話番号、入学年度等で、単独又は複数の組合せにより会員個人を特定・識別することのできる情報）を適切に保護することを運営上の重要事項と位置づけ、個人情報の保護に関する法律その他関係法令に従い、以下の方針で会員の個人情報を収集、利用、管理しております。

１）個人情報の収集
本会は、適正かつ公正な手段により、会員の個人情報の収集を行います。
＜本会が予定する収集方法＞
・桐朋学園大学（「大学」）及び桐朋女子高等学校音楽科（「高校」）が保有する学生及び生徒の個人情報のうち本会活動に必要な項目を、大学及び高校の定める個人情報保護方針に従い、本人の同意を得る等必要な手続きを経て、大学及び高校から提供を受けることとします。
・個人情報に変更があったとして会員から届出があった場合には、速やかに対応いたします。

２）個人情報の利用・第三者提供
本会は、収集した個人情報につき、下記＜利用目的＞の範囲内においてのみ利用し、これを変更する場合には、個人情報の保護に関する法律等に従い、所定の手続きをとることとします。
また、本会は、本人の同意を得た場合又は法令の定めがある場合を除き、収集した個人情報を第三者に提供することはいたしません。但し、下記＜本会が予定する第三者提供＞該当項目に関しては、当該第三者へ個人情報を提供することがありますので、これに同意しない方は本会事務局への届出をお願いいたします。
＜利用目的＞
・同窓会名簿の作成
・同窓生同士の親睦・交流を図る活動の運営
・本会会報などへの掲載（氏名等、必要と判断される範囲内）
＜本会が予定する第三者提供＞
・学校法人桐朋学園から問い合わせがあった場合、同法人に対して。
・クラス会・同期会・門下生の会等、会員同士の親睦・交流を図る会の開催に伴い、幹事担当同窓生から問い合わせがあった場合、またはそれに準ずる問い合せが会員本人よりあった場合（コンサートのお知らせなど）、問い合せのあった者に対して。
３）個人情報の管理
本会は、個人情報の正確かつ最新の状態での管理・維持に努めることとし、個人情報への不正アクセス、破壊、改ざん、漏洩を防止するため、職員等の監督、個人情報保護組織の構築、個人情報保護規則の制定等の適切な措置を講じます。
また、個人情報の利用目的遂行のため業務委託する場合は、委託先に対する必要かつ適切な管理・監督を行います。